Kestliku ürituse juhend

1. Üritus toimub kergesti ligipääsetavas asukohas. Ühistranspordivõrk ja selle alternatiivid on kättesaadavad ning liikuvust soodustavad. Info transpordivõimaluste ja parkimisalade kohta on läbi mõeldud, välja kuvatud ja selgelt edastatud osalejatele.
2. Kõik tegevusetapid alates korraldaja tehnilisest meeskonnast kuni toitlustuspakkujani on läbi mõeldud, kirja pandud ja kõikidele osapooltele edastatud.
3. Ürituse toimumise koha valik ja hea ligipääsetavus soodustab kasvuhoonegaaside tekke vähendamist.
4. Lähtutud on energia tarbimise efektiivsuse põhimõtetest! Kogu energia tuleb taastuvatest allikatest, hoone ja kasutatavad seadmed on energiatõhusad.
5. Kasutatavad materjalid on kordus- ja taaskasutatavad. Jäätmeid tekib minimaalselt ja need kogutakse liigiti. Jäätmete koguseid mõõdetakse eri liikide kaupa ja igal järgneval aastal püütakse jäätmekogust vähendada.
6. Lähtutakse ressursside säästvast majandamisest ja loodusvarade säästmisest.
7. Mõõdetakse ürituse keskkonnamõjuna CO2 jalajälge : toitlustus – söök, jook, vee tarbimine ja jäätmed; transport – külalised, personal, kaup ja jäätmed; muu – energiatarve ja dekoratsioonid/tarvikud. Ürituse järgselt esitab pakkuja/korraldaja keskkonnamõjude raporti Ühendasutusele, mille põhjal saab seada pikaajalisi plaane tuleviku ürituste tarbeks.
8. Külastaja lahkub ürituselt arusaamisega, et üritusel oli arvestatud tema vajadustega ning ürituse korralduses arvestati keskkonnahoiuga.

Ligipääsetavus (sotsiaalsed S teemad)

Kriteeriumid

• Toimumiskoha valikul pea silmas väikse jalajäljega valikuid: ühistransport (buss, troll, tramm, rong jmt), jalg- ja tõukerattad, rendiautod. Kontrolli nende saadavust piirkonnas, broneerimisvõimalusi ja parkimiskorraldusest tulenevaid parkimisvõimalusi.
•  Teavita alati osalejaid ürituse veebilehel või muudes infokanalites sellest, kuidas kasutades kõige keskkonnasõbralikumaid transpordilahendusi on võimalik üritusele tulla ja kuidas ürituse lõpukellaaega arvestades lahkuda ning kuidas vältida ummikuid ja arvestada piirkonnas kehtivate piirangutega.
• Arvesta korraldusmeeskonna ja esinejate ligipääsetavusega.
• Võimalda üritusest osavõttu veebiülekande teel ja/või järelvaatamist läbi salvestuse.
• Tutvu ligipääsetavuse põhimõtetega kompetentsikeskuse lehel.
• Tutvu ürituse toimumiskoha piirkonna ligipääsetavuse soovitustega. Tallinna info leiad siit
• Mõista eri- ja eristuvate vajadustega inimeste õigust osaleda sündmusel. Veendu, kas on tagatud nende inimeste ligipääsetavus füüsilisele keskkonnale ja kommunikatsioonile.
• Küsi osalejatelt infot toiduga seotud põhimõtteliste eelistuste ning piirangute kohta nagu toidutalumatused ja allergiad.
• Paku mitmekesi ühise transpordi kasutamise võimalust ning loo selle jaoks sõidujagamise tööriist, mis tagab külastajatel ühiselt kasutatavas transpordivahendis istekoha.

Toimumise koht ja majutus (keskkonnaalased E, sotsiaalsed S ja äriühingu juhtimise G teemad)

Kriteeriumid

• Vali võimalusel ürituse pidamiseks koht, mis jääb enamiku osalejate asukoha lähiümbrusesse.
• Kontrolli ürituse toimumiskoha asukoha aadressi õigsust ja vajadusel ka lahtiolekuaegasid.
• Ürituse kohavalikul tuleks arvestada seda, et oleks lihtsam kaasata kohalikke ettevõtteid, mis on lähedal olemasolevale sotsiaalsele taristule: ürituseks vajalikud teenusettevõtted, poed, restoranid, apteegid ja muu vajalik.
• Eelista ürituse korraldamiseks ruume, kus vajalik inventar nagu mööbel, tehnika jm. on juba kohapeal suures osas olemas, nii vähendame keskkonnamõju läbi CO2 jalajälje.
• Kaalu, kas kohtumist saaks pidada veebis. Kasuta ära võimalusi, mida pakuvad tele- ja videokonverentsiteenused, nii saab sõitmata sõidu arvelt vähendada keskkonnamõjusid. Kui videokonverents ei ole võimalik, paku osalistele, kelle transport on eriti suure süsinikujalajäljega, võimalust üritusest osa võtta veebi kaudu.
• Keskkonnasäästlike lahenduste leidmisel eelista ürituse asukohana tavapärase suurlinna asemel asukohta, kus saab toetada väiksema sissetulekuga kogukonda või arvesta asukoha lähedust sihtrühmale. Nii elavdame kohalikku majandust ja toome piirkonnale kasu. Edasta alati osalejatele info selle kohta, miks sa just selle koha valisid. Nii suurendad kohavalikul teadlikkust erinevatest kestlikkuse põhimõtetest.
• Vali sellised toimumis- ja majutuskohad, mis järgivad keskkonnahoidlikke tegevuspõhimõtteid, sh energiasäästu, jäätmete kogumise ja taas käitlemise vallas. Mõned rahvusvahelised hoonetele kehtestatud sertifikaadid: BREEAM, LEED, Green Key. Keskkonnajuhtimise kohustused on sertifitseeritud ka selliste märgistega nagu ISO 14001, BS8901 või EMAS. Otsi vastavaid vajalikke standardeid.
• Osalejate ja reisikorraldajate valikotsuseid saad mõjutada läbi jätkusuutlikkuse alusel toimivate majutuskohtade soovitamise.
• Koosta toimumiskohast lähtuvad suunised, võttes arvesse sihtkoha ja ürituse eripära, külastajate arvu, pinnast ja muid kriteeriume, et hinnata tegevuste mõju korralduspaigale.

Keskkonnahoidlikud hanked (keskkonnaalased E ja äriühingu juhtimise G teemad)

Kriteeriumid

• Hanke ettevalmistamisel sõnasta ootused, mis kajastuvad tehnilises kirjelduses (aluseks minimaalsete nõuete kirjeldused).
• Hindamiskriteeriumite osakaalude määramisel arvesta hankes osalejate poolt keskkonnamõjuga toodete või teenuste pakkumist.
• Hanke täitmisel määra järelevalve tegija ja lepi kokku, mida hinnatakse, millal ja kuidas.
• Sõnasta hankes sanktsioonid/tagajärjed, millega hankepartner peab arvestama, kui esineb kõrvalekaldeid või rikkumisi. Sanktsioonide sõnastamisel arvesta, et need ei oleks piiravad ega põhjustaks pakkuja hankes mitteosalemist.
• Hanke koostamisel arvesta kestlike ürituste korraldamiseks loodud minimaalseid nõudeid ja soovitusi, et säiliks võimalus leida sobiv koostööpartner.
• Kasuta võimalust enne hanke väljakuulutamist hinnata turul pakutavaid teenuseid ning korralda vajadusel hanget tutvustav üritus.
• Täiusta hanke järelevalve kogemuse põhjal juhendmaterjali.
• Veendu, et pakkuja on jätkusuutlik ega tee lihtsalt “rohepesu”.

Toitlustus (keskkonnaalased E ja sotsiaalsed S teemad)

Kriteeriumid

• Eelista võimalikult palju kohalikku ja hooajalist toitu.
• Paku alati ka tasakaalustatud vegan- ja taimetoitu. Märgista see vastavalt.
• Küsi osalejatelt infot toiduga seotud põhimõtteliste eelistuste ning piirangute kohta nagu toidutalumatused ja allergiad.
• Vältida levinud allergeene või siis märgistada need vastavalt.
• Paku pudelivee asemel joogivett kannudest.
• Ülejääkide vähendamiseks võiksid portsjonid olla väiksemad (nt pooleks lõigatud võileivad).
• Rahvusvahelistel üritustel arvesta osalejate sotsiaalse ja kultuurilise taustaga.
• Arvesta erivajaduste ja puuetega inimestega.
• Paku kohvi kõrvale ka taimset piima.
• Kasuta võimaluse korral õiglase kaubanduse tooted (nt kohv, tee, suhkur).
• Kasuta võimaluse korral mahetooteid.
• Eelista toitlustajaid, kes lähtuvad samadest põhimõtetest.
• Informeeri osalejaid keskkonnasäästlikust toitlustusest.

Energia ja kliima (keskkonnaalased E teemad)

A) Hoonete energiatarbe kriteeriumid

• Lähtu energiatarbimise efektiivsuse põhimõtetest. Arvesta, et ressursse nagu küte, vesi jms kasutatakse säästlikult. Määra meeskonnast inimene, kes kontrollib ürituse ajal jooksvalt, et ei tekiks ressursikadu.
• Kaardista sündmuse korraldusega seotud suuremad energiatarbimise allikad ja tegevused ning lähtu sellest kaardistusest. Arvesta kokku eeldatav energiatarve, et tagatud oleks piisav võimsus.
• Veendu taastuvenergia ja keskkonnasõbralike lahenduste olemasolus ja kasutusvõimaluses.
• Kui ürituse toimumispaik seda võimaldab, vali energiaallikaks püsiv elektriühenduse lahendus ajutiste generaatorite asemel.
• Ürituse läbiviijal/hankepartneril on olemas energiavähendamise plaan konkreetsete mõõdikutega.
• Kasuta maksimaalselt päevavalgust (ruumid, kohvinurgad, sööginurk, messiala jne).
• Hoones peaksid olema energiatõhusad LED-lambid!
• Hoones peaks olema võimalik temperatuuri langetada/tõsta. Langeta temperatuuri ruumides, kus tegevust ei toimu!Konverentsihoonete ja hotellide valimisel arvesta energiasäästlike lahendustega (energiamärgis A, B).

B) Seadmete kriteeriumid

• Jälgi, et üritustel kasutatav inventar oleks võimalikult energiasäästlik. Kasuta elektrienergiat tarbivaid seadmeid väikseimas võimalikus mahus, mis on vajalik ürituse korraldamiseks.
• Kasuta üritusel inventari, mis vähendab ressursside raiskamise võimalust: eelista pumba või taimeriga kätepesujaamu, liikumisanduriga valgustust, täidetavaid desovahendite anumaid ühekordsete asemel jne.
• Seadmed, mida vaheaegadel/pausidel ei kasutata, lülita selleks ajaks energiasäästurežiimile või täielikult välja.
• Kompenseeri korraldajate või osalejate poolt vältimatud kasvuhoonegaasi heitmed (nt ürituse pileti ostmisel on olemas kompensatsioonivariant või see on automaatselt juba hinna sisse arvestatud). Kompenseerimislahenduse pakub välja korraldaja!

Jäätmekäitlus (keskkonnaalased E teemad)

Külastajate jäätmete kogumise liigid sõltuvad ürituse iseloomust. Eraldi tuleb koguda vähemalt segaolmejäätmeid, biojäätmeid, panditaarat, pakendeid ja paberit/pappi (kui neid üritusel tekib).
Korraldaja tagab, et liigiti kogutud jäätmed saadetakse liikide kaupa ringlusesse. Selleks lepib ta korralduskoha ja koostööpartneritega kokku, et nad koguvad jäätmeid ning annavad need käitlejale üle liikide kaupa, ning korralduskoht esitab korraldajale aruande jäätmekoguste kohta.
Liigiti kogumise juhendid leiad siit ja sildid siit.
Oluline on järgida väljakujunenud värvilahendusi: taara – roheline; bioloogiline jääde – pruun, sega pakend – kollane, segaolmejäätmed – must.

Kriteeriumid

• Jäätmete tekke minimeerimine on enne läbi mõeldud ning koostööpartnerid on jäätmetekke minimeerimisest ja korraldusest teadlikud ning järgivad samu nõudeid.
• Ürituse toimumiskohas on nii osalejatel kui ka korraldajatel võimalik jäätmeid märgistatud konteineritesse liigiti koguda. Taga, et prügikastidel oleksid selged ja arusaadavad sildid (eri keeltes, piltsümbolitega). Siltide kujundusfailid asuvad siin.
• Taga, et ürituse toimumiskohas oleks jäätmekäitlejaga kirjalik kokkulepe jäätmete eraldi käitlemiseks.
• Jäätmekäitlus nõuab tarnijate järelevalvet ja eraldi tähelepanu kogutud jäätmete lõppkäitlusele. Läbipaistvate prügikottide kasutamine hõlbustab jäätmete liigiti õiget kogumist.
• Koosta selged juhised ürituse osalejatele, millise prügi kuhu peab panema.
• Teavita koostööpartnereid jäätmekäitluse korraldusest.
• Hügieenitarbed, nagu seep, šampoon ja dušigeel, on minipakendite asemel dosaatorites.
• Väldi ühekordsetes minipakendites suhkrut, teed, piima jms ning ühekordseid joogikõrsi.
• Kasuta korduskasutatavaid taldrikuid, tasse, söögiriistu ja klaase. Kui see ei ole võimalik, siis võta kasutusele biolagunevad ühekordsed nõud.
• Toidujäätmete tekke vähendamiseks anna toitlustajale teada osalejate täpne arv.
• Kasuta siltide, bännerite, nimesiltide jms tarvikute tootmiseks võimalusel korduskasutatavaid materjale. Korralda kasutuses olevate tarvikute tagasi korjamine.
• Juhul kui kingitus on esindusliku välimusega pakendis, siis väldi lisapakendit kinkekoti näol.
• Vali materjale nende korduskasutatavuse järgi. Võimalusel renditavad ja taaskasutatavad.
• Minimeeri pakendeid, nt korduskasutatavate toodete ja hulgipakendite eelistamise abil.
• Pudelijooke paku vaid klaaspudelitest.
• Lepi enne kokku, kes annetab ülejäänud toidu, kas toitlustaja või korraldaja. Kui seadused võimaldavad, siis anneta söömata toit toiduabi andvale ühingule.
• Toitlustaja sorteerib eri liiki toidujäätmed ja suunab biojäätmed kompostimisele.
• Nõua, et tarnija võtaks pakendid tagasi.

Külaliste juhtimine (keskkonnaalased E, sotsiaalsed S ja äriühingu juhtimise G teemad)

Kriteeriumid

• Taga, et ürituste jätkusuutlikkuse eesmärgid oleksid selgelt sõnastatud ja kõikidele kättesaadavad (eelistatavalt organisatsiooni kodulehel). Koosta osalejatele jätkusuutlikkuse kommunikatsiooniplaan koos sõnumitega.
• Jaga üritust tutvustava infoga ka ürituse keskkonnasäästlikke eesmärke ja tegevusi, ürituse keskkonnasäästlikkuse seost ettevõtja väärtuste ja kultuuriga.
• Teavita osalejaid iga ürituse reeglitest võimalikult aegsasti, näiteks koos kutsega. See peaks kindlasti hõlmama ka infot transpordi/logistika kohta. Ürituse kestlik suunitlus peaks olema nähtav ka siltidel ja infoviitadel.
• Info- ja reklaammaterjalide puhul eelista digitaalseid kanaleid ning hoia pabermaterjali maht minimaalsena. Kasuta elektroonilisi seadmeid nagu ekraanid ja tahvelarvutid.
• Väldi digiprügi teket. Jaga olulist infot kas meilisisus tekstina või kui soovid kasutada disainitud materjale, siis jaga faili linki, mitte ära lisa faili meilile manusena (nii salvestub see iga saaja meiliboksi digiprügina). Või loo hoopis ajutine veebilehekülg ja jaga selle linki.
• Kogu üritusel osalejatelt (ja teistelt korraldajatelt) tagasisidet ja ettepanekuid selle kohta, kuidas kestlike üritusi järgmine kord veel paremini korraldada. Vajaduse korral vaata üle ja täienda kestlike ürituste juhendit.
• Paku ürituse väliskülalistele terviklikku ja ajakohast teavet neile arusaadavas keeles kogu üritused ettevalmistuse ja toimumise teekonna ulatuses.
• Kasuta osalejate kaasamisel ja kestlike teemade esiletoomiseks erinevaid loomingulisi lahendusi, näiteks viktoriine, auhindu, mikrokoolitusi, saada üritusele oma organisatsiooni kestlikusse saadikuid.
• Tee üritusest salvestis, mis on kõikidele kättesaadav ja järelvaadatav.
• Taga, et kingitused oleksid kohalikku päritolu, toodetud kestlikest materjalidest, võimaluse korral korduskasutatavad või kannaksid rohesõnumit (kingisaaja nimel istutatud puu, kohalik toit vms). Väldi lisapakendit.
• Võimaluse korral eelista kohalikke esinejaid ja artiste.
• Kui oled jalajälje vähendamiseks kõik eelneva juba teinud, siis paku külastajatele välja võimalus anda oma panus ürituse jalajälje vähendamiseks (süsinikdioksiidi kompensatsioon).
• Koosta osalejatele, korraldajatele ja partneritele toimumiskohast lähtuv liikumisplaan ürituse alale ja alal.

[1] Kestlik areng (säästev areng, jätkusuutlik areng) – sotsiaal-, keskkonna- ja majandusvaldkonna kooskõlaline arendamine, tasakaalu leidmine planeedi piiratud ökoloogiliste ressursside ja inimestele heaolu loomise vahel. 

[2] ESG inglise k. Environmental, Social, Governance –  ESG käsitleb keskkonnaalaseid, sotsiaalseid ja äriühingu juhtimisega seotud jätkusuutlikkuse teemasid. Teadlik protsessikeskne muutuste juhtimise teekond, mille tulemusena valmib kolmest teemast koosnev ESG poliitika. • Keskkonnaalased teemad panustavad kliimamuutustesse, loodusressursside kasutusse, jäätmetesse ja rohetehnoloogiate ärivõimalustesse. • Sotsiaalsed teemad panustavad töötajatesse, toodetesse, teenustesse, huvigruppide kaasatusse ja juurdepääsude tagamisse. • Äriühingu juhtimise teemad panustavad valitsemispoliitikasse, ettevõtte kultuuri, ärieetikasse ja läbipaistvusesse.

[3] Kasvuhoonegaasid ehk KHG – on infrapunast soojuskiirgust neelavad gaasid nagu süsinikdioksiid (CO2), metaan (CH4), dilämmastikoksiid (N2O), osoon (O3), fluorosüsivesinikud (HFC), fluoroklorosüsivesinikud (HCFC), perfluorosüsivesinikud (PFC), veeaur jt fotokeemiliselt olulised gaasid.

[4] CO2 süsiniku jalajälg – süsinikdioksiidide ja teiste kasvuhoonegaaside heite koguhulk, mis kaasneb inimese, organisatsiooni või muu üksuse tegevusega. Iseloomustab inimtegevuse mõju keskkonnale, eriti kliimamuutustele.

[5] Jätkusuutlikkus (kestlikkus) – dünaamiline seisund, milleni viib kestlik ehk säästev areng. Tasakaal inimesi rahuldava elukeskkonna ja majanduse arengu vahel.